Bagian 1: Pengalaman Mendaftar Beasiswa Monbukagakusho (MEXT)

Monbukagakusho (MEXT) adalah beasiswa yang diberikan oleh pemerintah Jepang. Ada banyak sekali jenis dan skema seleksinya. Info lebih rinci mengenai MEXT bisa dibaca di sini atau di sini. Melalui tulisan ini, saya membagikan pengalaman pribadi mendaftar Beasiswa MEXT jalur University to Universiti (U to U), jalur yang katanya paling mudah. Jalur ini cocok untuk inferior seperti saya, hehe. Pengalaman saya tentu tidak bisa menjadi panduan untuk setiap orang yang akan mendaftar MEXT, karena masing-masing program memiliki prosedur dan aturan yang berbeda.

Mengapa memilih Jepang sebagai tempat studi lanjut?

Percaya atau tidak, saya tidak pernah punya cita-cita belajar di Jepang. Jika harus belajar di luar negeri, saya memilih Australia sebagai tujuan. Why? Bahasa sehari-harinya adalah Bahasa Inggris sehingga culture shock bisa dikurangi. Selain itu, saya terpesona pada alam Australia melalui tulisan seorang blogger. Saya berharap bisa menjadi awardee Beasiswa Australia Awards yang proses seleksinya dikenal sulit. Namun, Allah mengarahkan saya pada jalan lain. Saat saya fokus mempersiapkan diri untuk tes iBT, atasan saya mengirimkan pesan WA. Isinya adalah informasi MEXT Scholarship: IGP Special Quota di Graduate School of Life Science, Hokkaido University. 

Saya melihat ini adalah kesempatan bagus untuk meningkatkan kemampuan speaking dan writing sebelum tes iBT dan mendaftar Australia scholarship. Saya belum tahu MEXT dan juga tidak tahu Hokkaido University terletak di Jepang bagian mana. Saya hanya membaca beberapa publikasi masing-masing calon supervisor dari program tersebut. Saya memilih calon supervisor yang topik penelitiannya paling berhubungan dengan penelitian yang pernah saya lakukan. Saya mengisi formulir yang diminta sesuai petunjuk pendaftaran lalu mengirimkannya melalui e-mail kepada calon supervisor yang dipilih. Sebagai perfeksionis, saya berikan kemampuan terbaik dalam menulis e-mail. Sudah menjadi kebiasaan saya untuk selalu totalitas dalam setiap hal yang dilakukan. Sekedar memasak nasi goreng untuk serapan saja, saya akan all out mulai dari menyiapkan bahan yang dibutuhkan hingga studi literatur dari resep orang lain. Bagi saya, totalitas adalah wujud syukur atas kesempatan yang sudah Allah berikan. Berikut adalah isi e-mail yang saya kirimkan waktu itu.

Melda Taspika, M.Si

Research Center for Physics, Indonesian Institute of Sciences (LIPI)

South Tangerang, Indonesia 15314

 

Dear Prof. Ijiro Kuniharu,

 

My name is Melda Taspika, a temporary contract assistant and operator of some materials characterization instruments in Research Center for Physics, Indonesian Institute of Sciences (LIPI). I wish to apply International Graduate Program (IGP), Graduate School of Life Science at Hokkaido University with a MEXT scholarship program. My educational background is Material Physics, especially in nanomaterials. I have finished my master’s degree with studying carbon dots (CDs), a luminescent material which is potentially applied in biosensor and drug delivery system. Because of this background, I am so interested on your research projects and wish to be a part of your laboratory members.  

 

My current work is operating some of materials characterization instruments such as Field Emission SEM, Energy Dispersive X-ray Spectroscopy (EDX), Electron Backscatter Diffraction (EBSD), Focus Ion Beam (FIB), 3D optical microscope, and UV-vis spectrophotometer. Beside of that, I am also doing experiments in wet laboratory to synthesize antimicrobial and antibacterial food packaging (bioplastic) from chitosan polymer and TiO₂/Ag nanoparticles. I am used to analyze and interpret all data of surface area, particle size, SEM, TEM images, XRD patterns, Photoluminescence, UV-vis, FTIR spectra, bacterial test, and elongation break. As an assistant research, writing scientific reports and articles is the main capability of mine. Some of my papers have been published in reputable journals such as RSC Advances, Materials Research Express (MRX), and Physics Education.

 

I have received both scholarships since I began my college career. In 2010 I received Bidik Misi Scholarship that is provided by Directorate General of Higher Education (DIKTI) to students from an underprivileged family who have a good academic record. This is fully covered tuition fees and monthly living allowance IDR 600.000 a month. I got this scholarship along my study as an undergraduate student. After I completed my Bachelor’s degree, I proposed another scholarship. In 2015 I received Indonesian Education Scholarship (BPI) for Master’s program which is funded by the Indonesian government and managed by Indonesia Endowment Fund for Education (LPDP). The program provides fully funding for the entire duration of my study. It includes tuition fee, textbooks, airfare, living allowance, research, conference, and health insurance. These accomplishments lead me to believe that in the future I will continue to perform at a higher level in the academics by scholarship anymore.

 

Not only was I involved with academic and extracurricular activities, but I also worked as a teacher of physics for junior and senior high school students. Work has been a part of my life since I was an undergraduate student. I would work not only to provide for educational expenses, but also to enjoy helping others with schoolwork and have continued to aid fellow students at the college level. In addition to college-related activities, I am also involved with some social communities. One of them is KAMIL Mengajar, a social project that conducts studying activities in orphanage every Sunday. Even as Sunday is holiday, I do not hesitate to come to aid the children with their studies. I think that by adding in an orphanage I am setting a positive example for the children. Currently, I am also teaching for students after I have finished my duties as assistant research and operator of materials characterization instruments. In the future, I wish to be a researcher and lecturer in a reputable university. I want to spread out my spirit and thoughts to other people.

 

I would like to thank you in advance for considering my application. As your consideration, I have attached my IGP first step form.

 

Sincerely,

 

Melda Taspika, M.Si

Barangkali, e-mail yang saya kirim terlalu berlebihan. "E-mail nya lebay amat. Itu kan baru e-mail awal. Ngapain harus panjang lebar? Lagian, di brosurnya hanya diminta mengirimkan formulir yang sudah diisi pada calon supervisor, bukan diminta mengirimkan motivation letter."

Buat saya, e-mail menggambarkan personality pengirim. Apa yang dikirim menggambarkan karakter pengirim. Maka, gunakanlah attitude yang baik dalam mengirim atau membalas e-mail. Dosen saya berpesan, "Pada siapapun kamu mengirim e-mail, biasakan untuk selalu menulis Subject, salam pembuka, isi, dan salam penutup." Dosen saya yang lain pernah mengirimkan saya pesan WA jam 9 malam hanya untuk menegur saya yang belum membalas e-mail ucapan terimakasih kepada mahasiswanya yang sudah lulus. Sebenarnya, saya sudah membalas e-mail tersebut secara personal mengingat beliau adalah senior saya. Tapi menurut dosen saya, apa yang saya lakukan tidak baik. Katanya, "E-mail yang sejak awal dikirim ke banyak penerima harus dibalas ke semua penerima. Membalas e-mail bersama secara personal adalah perbuatan curang, tidak jujur, dan bisa dinilai sebagai pengkhianat." Oleh sebab itu, saya selalu membiasakan diri untuk memiliki etika yang baik dalam berkomunikasi menggunakan e-mail. Berikut saya jelaskan alasan dari setiap paragraf yang saya tulis.

Pertama, salam pembuka yang diisi dengan nama, instansi tempat bekerja, lengkap dengan alamatnya. Saya mengirim e-mail pada orang yang belum saya kenal dan juga belum mengenal saya. Agar tidak dianggap sebagai spam, maka subject e-mail diisi sesuai tujuan dan perkenalkan diri dengan baik. Baru kemudian dilanjutkan dengan menyapa penerima e-mail.  

Kedua, jelaskan latar belakang dan tujuan kita dengan singkat dan jelas. Paragraf ini harus mewakili semua isi e-mail untuk mengantisipasi jika seandainya penerima tidak punya waktu untuk melanjutkan membaca e-mail kita hingga akhir. Paragraf selanjutnya adalah penjabaran dari paragraf ini. Pekerjaan yang kita lakukan dan pencapaian yang sudah kita buat. Tapi harus diingat bahwa pekerjaan dan pencapaian yang kita ceritakan harus nyambung dengan tujuan e-mail. Di paragraf tiga, saya bercerita tentang beasiswa yang pernah saya terima. Melalui paragraf ini saya ingin menunjukkan bahwa saya bisa dipercaya sebagai penerima beasiswa. Pada paragraf berikutnya saya menceritakan kegiatan sosial yang pernah dilakukan. Saya ingin menjelaskan bahwa saya adalah pribadi yang bertanggung jawab, bisa bekerja sama dengan baik, dan mampu mengelola banyak hal dalam satu waktu. Sebagai penutup, saya ucapkan terimakasih kepada penerima karena sudah meluangkan waktu untuk membaca e-mail saya. Tidak lupa, saya ucapkan salam untuk mengakhiri.

Oh ya, MEXT, khususnya untuk program yang saya ikuti, menawarkan banyak nama supervisor dari berbagai Lab penelitian yang bisa dipilih untuk dihubungi. Namun ingat, jangan menebar jaring kemana-mana dengan menghubungi banyak professor dalam satu waktu. Professor bukan gebetan yang dengan senang hati mau jadi korban PHP (penerima harapan palsu, hehe). Jadilah pelamar yang setia karena secara tidak langsung ini menggambarkan kepribadian kita. Jika satu professor sudah menolak, baru kita hubungi professor lain. Belajar menghargai orang lain, mulai dari hal kecil, dari hal sederhana. Bagaimana jika e-mail kita belum dibalas setelah beberapa minggu? Informasi umum yang harus diketahui, professor menerima banyak e-mail, kita bukan satu-satunya yang menghubungi beliau. Jika sudah dua pekan tapi masih belum ada jawaban, kita bisa mengirim ulang e-mail yang sama atau memilih professor lain. Jadilah pelamar yang sabar. Bukankah Allah katakan bahwa kesabaran yang baik akan berbalas surga? Jangan meneror profesor dengan e-mail yang sama berulang kali. It is annoying. Kita aja di chat hal yang sama oleh teman berulang kali bisa emosi, apalagi professor. Jika professor tertarik dengan kita, beliau akan memberikan jawaban dan menawarkan jadwal interview. Tentang ini, akan dibahas pada Bagian 2.    

Catatan : bagi teman-teman yang membutuhkan inspirasi untuk mengurus Tugas Belajar bisa baca di sini.