Bagian 2: Pengalaman Interview Beasiswa Monbukagakusho (MEXT)

Pagi di Jakarta

Pada 'Bagian 1' saya sudah bercerita tentang cara menulis e-mail kepada calon supervisor. Alhamdulillah, saya dijadwalkan interview tanggal 18 September 2019 Jam 12.00 siang waktu Jepang, tiga minggu setelah mengirimkan e-mail pertama pada calon supervisor. Interview dilakukan melalui Skype. Beberapa hari sebelumnya, calon supervisor meminta saya mengirimkan ringkasan tesis dalam satu halaman A4. Satu hari sebelum interview, calon supervisor mengatakan bahwa saya akan mempresentasikan tesis dengan Power Point selama 15 menit, lalu dilanjutkan dengan tanya jawab mengenai 'rencana masa depan' saya selama beberapa menit. Well, that's very surprising! Dalam hitungan jam, saya harus merombak total slide presentasi yang sudah disiapkan. Alur cerita berubah. Yup, beginilah hidup. Tak selamanya sampan berlayar sesuai keinginan. Keep calm and stay cool, just smile!

Ringkasan Tesis

Menceritakan 1,5 tahun penelitian dalam satu halaman A4 tentu bukan hal mudah. Ada banyak sekali yang ingin kita tampilkan. Mulai dari gambar, grafik, tabel, hingga paragraf. Akan lebih mudah jika sudah mempublikasikan penelitian dalam bentuk paper, kita hanya perlu meringkas beberapa halaman menjadi satu halaman. Pikirkan dengan matang apa yang akan ditulis karena satu halaman ini menentukan nasib kita ke depan. Sebisa mungkin tampilkan poin yang menjadi irisan penelitian antara kita dengan calon supervisor. Agar bisa menentukan irisan penelitian, kita harus membaca dan mempelajari penelitian yang sudah dilakukan oleh calon supervisor. Selain itu, kita juga bisa kepo dengan penelitian Lab mereka melalui website yang tersedia. Setelah itu baru kita putuskan poin apa saja yang akan kita paparkan sehingga mereka nyambung dengan apa yang kita tulis.

Slide Presentasi

Memang tidak ada standard mengenai slide presentasi yang baik. Everyone has their own taste, but you can learn to make it perfect. Berikut adalah beberapa tips yang diajarkan oleh dosen pembimbing saya agar slide presentasi tidak membuat pembaca sakit mata.

• Waktu, satu slide harus dijelaskan dalam waktu satu menit. Jika lebih, berarti slide terlalu padat. Jika kurang, berarti slide tidak mengandung informasi yang cukup.
• Background warna putih agar yang melihat bisa fokus pada isi slide.
• Gunakan satu atau dua jenis huruf saja seperti Arial atau Comic San. Terlalu banyak jenis huruf membuat pusing pembaca.
• Perhatikan size huruf, jangan terlalu kecil atau terlalu besar (18 sampai 25 pt).
• Jangan gunakan terlalu banyak warna. Cukup warna hitam atau warna gelap yang lain. Jangan asal warna, harus ada meaning dari warna yang ditampilkan. Pilih warna huruf yang contrast dengan background.
• Jangan asal Bold dan Italic tulisan. Bold untuk menekankan poin yang ingin disampaikan. Italic untuk istilah yang tidak umum dan akan dijelaskan.
• Kurangi kalimat dan kata-kata. Sampaikan informasi dalam bentuk gambar, grafik, atau diagram.
• Perhatikan size dan warna gambar yang digunakan. Jika harus menggunakan gambar milik orang lain, usahakan untuk re-produce dengan mencantumkan sumber.
• Story line, setiap slide harus punya cerita dan antara satu slide dengan slide lain ceritanya harus nyambung.
• Jangan menampilkan semua sekaligus, cukup tampilkan yang sedang dijelaskan. Tapi juga jangan terlalu banyak animation karena akan mengganggu konsentrasi pendengar.
• Berceritalah dengan runut dan perhatikan penekanan kata. Tidak masalah suara kita tidak sebagus Lady Gaga. Kita tetap bisa menarik perhatian pendengar agar fokus kepada kita.
• Latihan dulu sebelum presentasi. Pertimbangkan jeda waktu antara kita dengan pendengar jika presentasi dilakukan online. Jangan sampai apa yang kita jelaskan belum tampil di slide pendengar. Oleh sebab itu, jangan gunakan banyak animasi karena slide akan lag.

Hari Interview

Walaupun interview dilakukan secara online, tetap gunakan pakaian yang rapi karena sesuatu yang dilakukan sepenuh hati akan sampai ke lain hati. Pastikan jaringan internet stabil agar tidak error saat presentasi. Tidak masalah tempat presentasi dimana, kamar atau kantor, tapi pastikan tidak ada background dan suara yang mengganggu. Mungkin kita terbiasa vidio call bersama teman atau keluarga dengan background pakaian yang tergantung di dinding. Jangan lakukan ini saat interview. Setiap hal yang ditampilkan mengambarkan pribadi dan karakter kita. Jika ingin merekam atau mengambil gambar, terlebih dahulu minta izin pada interviewer karena tidak semua orang berkenan untuk direkam atau diambil gambar. Biasakan diri untuk menghormati pilihan orang lain!

Hari itu, saya diwawancara oleh 3 orang: Professor, Associate Professor, dan Assistant Professor. Setelah saya mempresentasikan tesis saya, Professor meminta saya berhenti. Namun, saya minta 2 sampai 3 menit lagi untuk melanjutkan presentasi mengenai rencana penelitian yang akan saya lakukan. Professor membolehkan dan saya merasa beruntung karena ini kesempatan untuk menunjukkan usaha maksimal yang sudah saya lakukan. Setelah selesai, professor mengatakan bahwa beliau sangat senang dengan presentasi saya. Mungkin Professor merasa kasihan melihat mata saya yang menghitam akibat kurang tidur karena harus merombak slide dalam waktu satu malam. Karena merasa sudah cukup dengan penjelasan yang saya paparkan, professor tidak bertanya dan langsung memberi kesempatan kepada dua orang anggotanya untuk bertanya. Mereka bertanya seputar tesis yang saya presentasikan dan mengonfirmasi bahwa penelitian tersebut sudah dipublikasikan. Ada satu pertanyaan yang tidak bisa saya jawab, tentang karakterisasi material yang tidak saya lakukan. Namun mereka tidak mempermasalahkan dan memakluminya.

Selain penelitian, mereka juga memberikan pertanyaan-pertanyaan ringan. Mengapa memilih Jepang dan Hokkaido University yang sangat dingin saat winter. Apakah saya sudah pernah ke Jepang. Rencana saya setelah lulus, apakah akan bekerja di Jepang atau kembali ke Indonesia. Saya menjawab semuanya dengan jujur, sesuai pengetahuan saya yang terbatas karena belum banyak membaca tentang Hokkaido University, "Indonesia is my home. I do love it. After graduated, I will go home." Professor tersenyum, saya ikut senyum. Lalu professor berkata, "Please welcome to Hokkaido University. We are waiting for you. I will contact you as soon as possible to talking about MEXT scholarship procedure. If you have any question, you can contact me anytime." Mendengar ini, saya senang dan bingung. Senang karena presentasi saya memuaskan. Bingung karena keisengan akhirnya menuntut saya untuk mempersiapkan syarat pendaftaran MEXT scholarship yang akan saya bahas pada cerita Bagian 3.

*Thanks a lot to one of my best friends forever, Dina yang udah bersedia dengarin aku presentasi berulangkali sampe nyuruh aku beli headset baru, wkwk...